Alur Verval Perpindahan Mutasi Internal oleh Validator Pusat/Pembina (LLDIKTI, Mitra KL)

Setelah Admin PT melakukan pengajuan mutasi homebase internal melalui platform SISTER, tahap selanjutnya adalah Tim Validator Pusat melakukan verifikasi dan validasi (verval) atas pengajuan tersebut. 

Sebelumnya, Tim Validator Pusat melakukan proses verifikasi dan validasi (verval) pada platform PDDIKTI Admin, namun saat ini proses bisnis yaitu pengajuan mutasi homebase internal telah berpindah dan terintegrasi ke dalam platform SISTER, khususnya pada menu ‘Perubahan Homebase’.  

Alur pengajuan dan proses verval pada menu Manajemen PTK, dimulai dari ajuan dari Admin PT kepada Validator masing-masing: 

• Validator Pusat  bertanggungjawab terhadap ajuan dari PTN
• Validator LLDIKTI  bertanggungjawab terhadap ajuan dari PTS
• Validator KL (Pembina) Validator bertanggungjawab terhadap ajuan dari PT KL

Di bawah ini panduan atau langkah-langkah yang Tim Validator Pusat dapat ikuti untuk memulai proses validasi dan verifikasi (verval) atas ajuan mutasi internal Dosen terkait oleh Admin PT:

1. Validator Pusat mengakses laman https://sister.kemdikbud.go.id/. Masukkan Username/Email dan Password Anda sebagai Validator PDD.

2. Pada halaman utama dashboard SISTER, pilih menu “Manajemen PTK” dari menu bar sebelah kiri platform SISTER Anda. Pilih kolom “Perubahan Homebase”, klik “Internal”.

3. Validator Pusat akan diarahkan pada halaman ‘Daftar Ajuan Mutasi Homebase Internal’. Tabel ajuan yang berisikan data-data Dosen yang melakukan proses mutasi akan muncul pada kolom “Diajukan”. 

4. Pada kolom lainnya yaitu “Disetujui”. Akan memunculkan data ajuan Dosen yang telah disetujui oleh Anda sebagai Validator Pusat, karena ajuan Dosen tersebut telah memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku. Validator Pusat dapat klik tombol “Lihat Rincian” untuk melihat kembali rincian data Dosen tertentu. 

5. Bagi Validator Pusat yang menolak ajuan Dosen tertentu dikarenakan data belum sesuai dan benar, ajuan Dosen tersebut akan berpindah dari tahap “Diajukan” ke tahap “Ditolak”. Tabel akan menampilkan ‘Keterangan Penolakan’ berdasarkan hasil review verval Anda, nantinya menjadi sebuah catatan kepada Admin PT untuk disesuaikan kembali data dan dokumen Dosen terkait. 

[Memulai Verval Ajuan Mutasi]

6. Kembali pada tahap “Diajukan”, Validator Pusat dapat mencari nama Dosen atau nomor registrasi tertentu pada kolom pencarian “Cari Nama Dosen”. Atau melakukan pencarian secara manual di bagian ‘TIndakan’ di data ajuan Dosen terkait, lalu klik tombol “Periksa”.

7. Setelah klik “Periksa” pada tabel sebelumnya, Validator Pusat akan diarahkan pada halaman ‘Verifikasi dan Validasi Perpindahan Homebase’. Berisikan semua data dan dokumen Dosen terkait dengan masing-masing bagian, seperti:
   1. Tombol “Tolak” atau “Setujui” akan dapat digunakan apabila Validator selesai memeriksa tiap dokumen Dosen yang dibutuhkan.
   2. Menampilkan informasi ‘Homebase Saat Ini’ dengan ‘Homebase Diajukan’ dimana data sebelumnya telah dimasukkan oleh Admin PT dalam pengajuan yang saat ini sedang Validator review.
   3. Menampilkan daftar dokumen dengan status ‘Perlu Diperiksa’
   4. Menampilkan ‘Data Dasar’ dan informasi detail ‘Penugasan’ dari Dosen terkait.

8. Klik tombol “Periksa Dokumen” untuk memulai verval ajuan. 

9. Validator Pusat akan diarahkan pada halaman dokumen terkait. Silakan baca pada bagian ‘Rubrik yang harus diperiksa’ pada sisi kanan halaman. Scroll kebawah untuk melihat dokumen terkait secara seksama. Pastikan juga untuk memeriksa kembali data Dosen yang tercatat pada bagian ‘Data Terkait’. 

10. Jika Validator mendapati terdapat data dan dokumen yang tidak sesuai, silakan untuk klik “Tidak, belum lengkap & sesuai” lalu tuliskan keterangan koreksi tersebut pada kolom ‘Catatan Perbaikan’. Lalu, klik “Simpan”. 

11. Kembali pada halaman ‘Verifikasi dan Validasi Perpindahan Homebase’, status pada dokumen ‘Surat Keputusan Pindah Mutasi Internal’ akan berubah dari ‘Perlu Diperiksa’ menjadi ‘Tidak Sesuai’. 

12. Agar proses bisnis bisa dikembalikan kepada Admin PT terkait, Validator Pusat perlu menekan tombol “Tolak” pada ajuan Dosen tersebut.

13. Muncul ‘Keterangan Penolakan’. Validator dapat menuliskan ‘Tambahan Catatan’ atas hasil verval ajuan Admin PT sebagai bahan untuk Admin PT koordinasikan kepada Dosen terkait atau perlu melakukan ajuan dengan data yang sudah benar kembali. Jika sudah, klik “Kirim Penolakan”

14. Notifikasi bahwa ‘Ajuan Berhasil Ditolak’. Hasil verval ini akan dikirimkan kepada Admin PT untuk ditindak lanjuti kembali berdasarkan catatan perbaikan yang telah Tim Verifikasi Pusat tuliskan. Klik “Lihat Daftar Ajuan”

15. Namun, ketika proses verifikasi dokumen sudah sesuai dan benar. Validator pada pertanyaan ‘Apakah Surat Keputusan Pindah Mutasi Internal sudah sesuai’, dapat klik tombol “Ya, sudah lengkap & sesuai”.

16. Validator akan diarahkan pada halaman ‘Verifikasi dan Validasi Perpindahan Homebase’ dari ajuan Dosen terkait. Status pada dokumen akan berubah dari ‘Perlu Diperiksa’ menjadi ‘Lengkap dan Sesuai’. Untuk meneruskan bisnis proses ke sisi Admin PT, Validator Pusat perlu menekan tombol “Sesuai”.

17. Jika ajuan Dosen tersebut disetujui, akan muncul notifikasi ‘Ajuan Berhasil Disetujui’. 

18. Setelah klik “Lihat Daftar Ajuan”, Validator Pusat akan diarahkan kembali pada halaman utama di kolom “Ditolak” atau “Disetujui”. Ajuan Admin PT yang baru Anda lakukan verval akan muncul pada urutan teratas di dalam tabel. 

19. Apabila Anda klik tombol “Lihat Rincian” pada kolom ‘Tindakan’ di data ajuan Dosen tersebut, akan diarahkan ke halaman ringkasan informasi hasil verifikasi dan validasi Dosen terkait.